以下是留学时给学校发邮件的规范指南，综合多个来源整理而成：
一、邮件格式要点
主题明确 - 突出核心问题，例如：
- 申请状态查询：`Inquiry about Application Status`
- 奖学金咨询：`Request for Scholarship Information`
- 紧急邮件需添加`Urgent:`前缀。
称呼规范
- 若知道具体联系人姓名：`Dear Mr./Ms. [姓氏]`（如：`Dear Mr. Smith`）
- 未知具体联系人：使用通用称呼：`Dear Sir/Madam`或`To Whom It May Concern`。
正文结构
- 开头： - 姓名、生日、当前学校及专业背景 - 示例： > Hello [姓氏]，我是[姓名]，目前就读于[学校][专业]，申请[项目名称]。 - 主体
- 清晰说明问题，如申请进度、材料补充等
- 提供必要背景信息（如申请ID、入学年份）
- 结尾：
- 表达感谢：`Thank you for your time`
- 期待回复：`I look forward to your reply.`
签名规范 - 使用正式署名：`Sincerely, [全名]`或`Kind regards, [全名]`
- 部分学校接受英文名或昵称。
二、发送注意事项
附件与格式
- 附件需与邮件主题相关（如成绩单、推荐信）
- 使用校对无误的英文，避免拼写错误
抄送与跟进
- 若需多个部门协作（如学费缴纳问题），可抄送财务、招生等相关部门
- 发送后建议等待1-2周，若未回复可礼貌跟进
语言风格
- 保持正式但友好的语气，避免使用口语化表达
- 国外教师通常接受直呼姓名，但首次邮件建议使用姓氏
三、常见错误规避
避免模糊主题： 如仅写`Email Inquiry`，应补充具体问题 省略关键信息
过度使用缩写：建议使用完整英文表达
通过规范格式和清晰表达，可提高邮件回复效率，确保信息准确传递。