关于留学工作室退费的问题，以下是综合整理的退费流程和注意事项：
一、确认退费原因
自身原因：
因个人计划变更（如时间冲突、学习目标调整）提出退费，需提供充分证据（如录取通知、合同条款）。
机构责任：
若因文书错误、顾问失职等机构原因，需收集服务不当的证据（如邮件往来、录音记录）。
二、收集关键证据
合同与协议：保留签订时的书面文件，明确退款条款、比例及时间节点。
付款凭证：银行转账记录、收据等能证明缴费情况的材料。
沟通记录：与机构协商的录音、邮件或短信，作为争议解决的依据。
三、协商退费
直接沟通：
以理性态度向机构提出退费要求，明确说明原因并出示证据。
书面协议：
若协商一致，签署书面协议确认退款金额、时间等细节，避免后续纠纷。
四、投诉与仲裁
消费者投诉：
向当地消费者协会或市场监管部门投诉，请求介入调解。
仲裁或诉讼：
若协商失败，可根据合同中的仲裁条款申请仲裁，或向人民法院提起诉讼。
五、其他注意事项
时效性：发现退费问题后应尽快行动，避免超过法定的诉讼时效（一般为2年）。
保留证据：整个过程中需持续保存所有相关文件，包括拒绝录取通知、服务评估报告等。
替代方案：若退款周期过长，可考虑解除合同并主张违约责任，但需承担违约金。
建议优先通过协商解决，若涉及金额较大或机构态度恶劣，可结合投诉和法律途径维权。若需进一步法律帮助，可联系专业律师分析案情。