当兵时保留学籍的办理流程如下：
一、入伍前在校生办理流程
材料准备 需提交《保留入学资格申请表》《入伍通知书》《录取通知书》《身份证》（户口簿）、高中毕业证（大学新生）或大学毕业证（研究生新生）。
填写申请表
在校生需到学校武装部或应征地县级人民政府征兵办公室填写《保留入学资格申请表》，部分学校可能要求提前提交。
审核与寄送
- 县级征兵办审核通过后，加盖公章的申请表与《入伍通知书》复印件寄送至高校招生部门。
- 部分高校需新生本人到校办理，部分可委托他人代办。
学籍保留证明
高校收到材料后，会在学生信息系统中标注“参军入伍”，并出具《保留入学资格通知书》，新生需妥善保管。
二、退役后入学流程
时间要求
退役后可在当年或第二年高校新生入学期间办理入学手续。
所需材料
持《保留入学资格通知书》《录取通知书》原件及高校录取通知书复印件，到录取高校办理入学手续。
学籍恢复
入学后，高校会恢复学籍，原学费资助政策可继续享受。
三、注意事项
学籍状态： 保留学籍期间不享受在校生待遇，但保留入学资格，退役后两年内可入学或复学。 特殊情况
地区差异：具体材料要求可能因地区政策略有不同，建议提前咨询高校或征兵办。
以上流程综合了全国通用的政策规定及部分高校的实操指南，确保覆盖主要情况。