根据搜索结果，留学保证金的退还流程和条件因机构类型、留学阶段及特殊情况而异，以下是主要信息整合：
一、退还流程
提交申请材料 - 需提供毕业证明、离境证明、签证拒签通知书（如适用）、费用垫付凭证等材料。
- 线上提交可通过邮件至机构指定邮箱，线下递交至财务部。
审核与批准
- 机构或学校审核材料，通常需1-2个月，特殊情况可能延长至4周。
- 若因签证失败或取消计划，需提供推选单位主管部门的审核意见。
选择退款方式
- 划转： 提供开户行信息（国内需单位信息，部分地区需指定支行）。
- 邮汇：需填写详细地址及收款人信息。
- 直接领取：需在指定地点出示证明文件。
二、退还条件
按时出国留学：
需提供离境证明或签证记录。
签证失败：
需提交拒签通知书及费用垫付证明。
学业完成：
部分情况下需毕业证书或学位证明。
合同条款：
需遵守服务合同中的退还条件。
三、注意事项
时效性：通常需在签证拒签后3-6个月内申请，具体以机构规定为准。
手续费：部分机构可能收取冷静期手续费或解冻费用。
银行解冻：若保证金被银行冻结，需提供存款证明原件解冻。
建议提前咨询留学机构或学校，确认具体流程及所需材料，避免因信息差异影响退款进度。