原始凭证如何保管

关于原始凭证的保管，需结合规范性、安全性和可追溯性要求，具体方法如下：

一、纸质原始凭证保管

分类装订与编号管理

- 按业务类型或时间顺序对原始凭证分类，统一编号并装订成册。 - 装订时在凭证封面注明日期、编号、种类，并加贴封签，由装订人员签名或盖章。

单独装订与标识

- 数量较多的原始凭证可单独装订，封面上需标注“附件另订”及原始凭证名称、编号。 - 重要凭证（如押金收据、提货单）应单独归档，并建立目录。

保管期限与移交

- 保管期限一般为30年，从会计年度终了后第一天算起。 - 年度终了后暂由会计机构保管1年，再移交档案机构统一保管；未设档案机构的单位需指定专人保管。

安全与保密

- 原始凭证不得外借，特殊原因需经批准复制或提供查阅，并在专设登记簿上登记。 - 丢失时需取得原单位证明并报批代作原始凭证。

二、电子原始凭证管理

扫描与存储

- 通过扫描、拍照等方式将纸质凭证转化为电子格式，存储于计算机系统或云端服务器。 - 采用加密技术保障数据安全，并定期进行备份。

索引与检索

- 为电子凭证标注编号、日期等关键信息，建立索引便于快速检索。 - 可通过权限管理控制访问权限，确保数据保密性。

合规性与审计

- 电子凭证需与纸质凭证保持一致，便于后续审计和查询。 - 定期对电子档案进行备份，并检查数据完整性。

三、其他注意事项

审查与核对：

收到原始凭证后需及时审核真实性、完整性，发现异常需立即处理。- 人员管理：出纳人员不得兼管会计档案，确保职责分离。- 技术保障：定期维护档案管理系统，防止数据丢失或损坏。

通过以上方法，既能保证原始凭证的安全性、完整性，又能满足审计和查询需求。