根据搜索结果，控制文件外发进度主要涉及审批流程、加密技术、监控审计及系统管理等方面。以下是具体措施：
一、建立严格的审批流程
分级审批机制：
根据文件敏感度设置不同审批层级，确保重要文件需多级审批。
外发申请与授权：
通过专用系统提交外发申请，明确接收方、用途及有效期，审批通过后方可发送。
二、采用加密技术保障传输安全
文件加密：
使用专业加密软件（如安企神）对敏感文件进行加密，确保传输和存储安全。
透明加密模式：
加密后文件在授权环境下可正常使用，非法外发文件无法解密。
三、实施实时监控与审计
行为监控：
通过系统记录文件外发时间、接收方、传输方式等，及时发现异常行为。
审计追溯：
保存完整操作日志，支持事后责任追溯和风险分析。
四、设置访问权限与使用限制
细粒度权限管理：
根据岗位分配文件访问权限（如只读、编辑），定期回收离职人员权限。
操作限制：
禁止通过邮件、U盘等非授权渠道外发，设置文件打开次数、密码及打印限制。
五、部署专业管控系统
使用如洞察眼MIT系统等工具，实现文件全生命周期管理，包括加密、审批、监控及报警功能，提升管控效率。
通过以上措施，可有效控制文件外发进度，降低信息泄露风险。